Administración de Entidades

Desde este punto vamos a aprender como administrar todas las entidades de nuestra base de datos.

Módulos disponibles

Entidades - Altas, bajas y modificaciones de Clientes/Proveedores.

• Información comercial.
• Gestión de contratos.
• Historial ventas y compras
• Cuentas corrientes
• Estados de cuenta
• Historial de servicio técnico
• Bitácora de comunicaciones

Entidades

Grilla de entidades

Desde este punto tendremos acceso a todos nuestros clientes y proveedores. Esta tabla se puede exportar en cualquier momento para mejorar la flexibilidad a la hora de acceder a los datos de tu empresa.

ABM Entidades

En esta ventana ingresamos o visualizamos la información completa de cada entidad.

Algunos detalles a tener en cuenta:

• Si la entidad a ingresar es una empresa y cuenta con un número de RUT puede ingresarlo en el campo correspondiente y haciendo click en el botón de búsqueda el sistema validará que ese número sea correcto y obtendrá información desde la DGI.
• Los campos Celular y E-Mail son de extrema importancia. Tenga en cuenta que serán utilizados a la hora de contactar a esta entidad ya sea para una gestión de cobranza, envío de facturas o una campaña de marketing. Solicite siempre que sea posible esta información.
• El campo Lista de precios va a definir el descuento (o recargo) a aplicar a la hora de realizar una venta manual a un cliente.
• El campo medio de pago va a definir el tipo de comunicación con el cliente cuando se realice una nueva factura.
• El campo Aplica recargo definirá si al cliente se le generarán recargos automáticos ante una factura impaga.

Los datos solicitados son prácticamente todos mandatorios, la calidad de la información es algo que consideramos muy valioso por lo cual el sistema exige la mayoría de los campos al momento de ingresar un Cliente o Proveedor.

ABM Contratos

De este modo se agrega un contrato para una entidad.

Al ingresar un contrato tenemos que tener en cuenta varios elementos. Uno de los mas importantes es el período de facturación, es el parámetro que define el lapso de tiempo en el cual estos servicios serán facturados por el sistema. Una vez definido esto podemos comenzar a buscar los servicios que se deben facturar y luego de confirmado quedaría listo el contrato.

Historial ventas y compras

Desde el historial de movimientos vamos a poder visualizar la factura, generar un PDF, generar un envío de mail con el PDF adjunto, marcar la factura como paga, duplicarla y más.

Cuentas corrientes

Una vez dentro de la cuenta corriente de nuestro cliente vamos a poder ingresar recibos, entregas a cuenta, generar recibos electronicos, enviarlos por mail o imprimirlos.

El ingreso de un recibo es un procedimiento muy sencillo, ingresamos el monto que se esta abonando, seleccionamos las facturas a afectar y generamos el recibo electrónico así de fácil.

Estados de cuenta

Tenemos la posibilidad de generar un estado de cuenta por un rango de fechas a seleccionar.

Historial de servicio técnico

En este punto del sistema vemos el historial completo de las solicitudes de servicio ingresadas en nuestros clientes.

Bitácora de comunicaciones

Desde la bitácora de comunicaciones vamos a poder visualizar todas las comunicaciones realizadas al cliente. Permitiendo filtrar por fecha y por tipo de comunicacion.